Stiamo vivendo un’epoca di cambiamenti: la digital transformation corre veloce, il mondo del lavoro si fa sempre più smart e dislocato, le aziende necessitano di tecnologie flessibili e sicure per garantire ai lavoratori la business continuity in qualsiasi situazione e un forte employee engagement.

L’engagement dei dipendenti guida la produttività ma, nel contesto del lavoro diffuso, è molto più complesso da ottenere. La soluzione è la giusta miscela di cultura, organizzazione e abilitazione tecnologica.

Nel nostro articolo cercheremo di capire quali sono gli strumenti necessari per rendere l’esperienza di lavoro produttiva, agile ed engaging, ma anche efficace e ricca di soddisfazioni.

La Intranet, caposaldo del rapporto tra azienda ed employee, deve essere ripensata alla luce delle nuove dinamiche lavorative e diventare un virtual hub moderno di comunicazioni e processi aziendali.
Nell’era smart le si chiede di diventare un fidato assistente della nuova work experience.

New Ways of working: la sfida coinvolge persone, organizzazioni e spazi

Lo Smart Working non è quello emergenziale della pandemia, ma un paradigma del lavoro che prevede la piena flessibilità di orari, spazi e device, in cui si procede per obiettivi e si responsabilizza la persona.

I people manager hanno rinnovati compiti di tutela della salute, ma anche di stimolo della motivazione e del coinvolgimento delle persone.

Inoltre, nel nuovo equilibrio “phygital” in cui le attività si svolgeranno in parte in presenza in parte in modalità virtuale, le aziende saranno chiamate a riadattare gli spazi fisici, unendo ai sistemi di desk sharing la capacità di rendere rilevanti e “attraenti” le sedi in ottica di employee engagament e wellbeing.

Il centro del cambiamento resta la creazione di nuove esperienze soddisfacenti per il dipendente. Il modello che si sta diffondendo è quello dell’activity-based working, che specializza le opzioni di flessibilità in base a quattro esigenze lavorative delle persone: creatività, concentrazione, collaborazione e comunicazione.

L’employee experience viene ripensato anche attraverso l’HR Tech, l’uso di tecnologie emergenti a supporto dei processi HR.

Con un modo di lavorare più dinamico, le aziende devono avere nuovi strumenti tecnologici per monitorare le prestazioni, la soddisfazione e il benessere dei dipendenti.

L’approccio data-driven e il continuous feedback permettono ai manager di essere sempre in linea con i propri collaboratori. È un nuovo management di precisione che personalizza l’employee experience e la gestione delle risorse umane.

Employee Engagement nell’era dell’ufficio diffuso

Le dinamiche e le modalità con cui ottimizzare l’Employee Engagement sono cambiate e le organizzazioni devono accelerare il percorso di adeguamento.

Per favorire l’employee engagement nell’era del lavoro ibrido l’azienda deve porsi dal punto di vista del dipendente, comprenderne le nuove esigenze e, oltre a mantenere tutti i programmi di retention (benefit, solidità economica, percorsi di wellness e di carriera), affrontare tre nuove sfide del lavoro ibrido:

• Mantenere una workforce coesa attorno alla cultura aziendale;
• Creare un ambiente fortemente collaborativo;
• Fornire gli strumenti di produttività adeguati.

Svincolare il lavoro dall’ufficio dalla postazione fissa, dalla sede dell’azienda e dal contatto fisico con le persone che vi lavorano rischia di allontanare la persona dall’organizzazione, dalla sua cultura e dalla sua visione, creando quella disaffezione che si tramuta in disengagement con tutte le sue conseguenze.

Gli ingredienti del successo sono cultura, organizzazione e community, che mai come negli ultimi tempi sono necessari per il buon funzionamento dell’azienda.

I limiti delle Intranet e le esigenze degli employee di oggi

Da sempre, il contatto tra azienda e dipendente passa attraverso uno strumento preciso: la Intranet, un tool dal valore inestimabile a beneficio dell’organizzazione e degli employee.

Tuttavia, questo strumento è soggetto a un inevitabile processo di obsolescenza, da cui emerge la necessità di aggiornamento costante per supportare dinamiche lavorative che cambiano nel tempo.

Nello specifico, è necessario abbandonare quella staticità tipica dello strumento che è del tutto incompatibile con le dinamiche del lavoro diffuso.

Gli employee hanno bisogno di andare oltre le logiche della Intranet tradizionale e chiedono una soluzione molto più smart sia a livello di fruizione che di significato.

Oggi la piattaforma deve accompagnarli in un’esperienza lavorativa che si svolge a casa, in ufficio, in coworking, in videoconferenza, nelle stanze per il teamwork e al telefono.

Ma quali sono le esigenze degli employee?

• Un ambiente connesso, sempre accessibile e dalla user experience ottimizzata che li accompagni lungo l’intera esperienza lavorativa, dalla comunicazione alla gestione dei processi organizzativi;
• Conoscenza in tempo reale delle notizie riguardanti l’azienda;
• Semplicità nel reperire le informazioni di cui hanno bisogno;
• Una soluzione che li aiuti ad essere produttivi, ma tenga anche conto del loro benessere.

Un progetto di employee engagement passa attraverso un hub moderno

Adottare un approccio employee-centrico è l’unica strada che conduce all’engagement.
Il concetto che sta emergendo nelle organizzazioni più strutturate è quello del platform: un concentrato di servizi che supportano l’azienda nella gestione del nuovo paradigma di lavoro e assistono il dipendente lungo tutta la work experience.

Una piattaforma integrata e modulare che sfrutta le tecnologie e si adatta ad un modo di lavorare sempre più diffuso e connesso. Essa deve permettere una comprensione immediata della strategia aziendale e delle attività di ogni giorno, ma essere anche uno strumento di comunicazione che consente ai dipendenti di dialogare con il management in modo semplice e immediato.

Quali le sue caratteristiche?

• Risorse aziendali e portali per i dipendenti: policy interne, documentazione, procedure, rubrica dei dipendenti, informazioni sui progetti, FAQ aziendali;
• Training e benessere: risorse per la formazione, momenti di verifica e survey, iniziative di wellness dedicati agli employee;
• Insight utili per l’employee e l’azienda: il dipendente deve poter accedere a dati che lo indirizzano a gestire al meglio la sua giornata lavorativa. Allo stesso tempo, devono fornire ai manager e nel rispetto della privacy dati aggregati che siano utili a comprendere le performance del momento, eventuali criticità e difficoltà riscontrate dagli utenti;
• Tutte le informazioni necessarie, accessibili e aggiornate: tutte le informazioni devono essere attuali, pertinenti, facilmente reperibili e rilevanti per l’utente finale;
• Semplicità di comunicazione: la comunicazione unidirezionale top-down deve lasciare spazio a un modello orizzontale che stimola la collaborazione e la condivisione di feedback;
• Personalizzazione dell’esperienza: la piattaforma intelligente deve essere in grado di selezionare i topic di interesse, accompagnare l’utente nelle aree rilevanti, ricordare eventi e meeting, trasformandosi in un assistente personale della work experience diffusa.

Le nuove piattaforme volte ad ottimizzare l’employee experience rispondono ad un’esigenza olistica: quella di accompagnare l’employee nella migliore esperienza di lavoro e l’azienda nella gestione del lavoro diffuso con produttività ed efficienza.