Viviamo nell’era dell’home e Smart Working ma la pandemia in realtà ha accelerato una tendenza che si stava affermando ben prima di un anno fa.

I tempi sono maturi per la definitiva consacrazione dei workplace digitali come hub, centri nevralgici di una produttività blended che non distingue tra la presenza in ufficio e il lavoro da casa. (1)
Quali le caratteristiche dei nuovi luoghi di lavoro?

• tecnologie di collaborazione di nuova generazione , che assicurano una user experience di qualità, interattiva e coinvolgente;
• una connettività domestica e aziendale sempre più performante;
• stili di vita improntati alla ricerca del miglior equilibrio tra privato e lavoro, quel worklife balance cui aspirano non solo i lavoratori più giovani – Millennials e Generazione Z – ma anche i loro colleghi più grandi – Baby Boomers e Generazione X. (2)

I nuovi produttivi nello scenario post pandemico

Secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, gli home worker hanno superato quota 6,5 milioni durante il lockdown di marzo e aprile 2020 e si stabilizzeranno intorno ai 5,35 milioni nello scenario post pandemico. (3)

Uno scenario che sarà caratterizzato da abitudini nuove, che contemplano l’alternanza di giorni di lavoro in ufficio con giorni di hub e home working, all’insegna del miglior equilibrio tra vita privata e professionale. (3)

Il concetto di produttività si amplia e supera definitivamente i confini fisici dell’azienda per arrivare a comprendere le scrivanie virtuali e i luoghi di lavoro digitali. (3)

I workplace digitali rappresentano il fulcro di quei servizi collaboration, comunicazione e produttività individuale estesa che sono un supporto indispensabile per i lavoratori remoti. (3)

Che cos’è un workplace digitale e perché piace tanto alle aziende agili?

Il digital workplace rappresenta il compendio di diverse tecnologie – di comunicazione, condivisione e aggiornamento dei contenuti, ospitate in un’infrastruttura agile e sicura – che permettono di gestire in modo automatizzato e circolare i flussi di lavoro in azienda, promuovendo una produttività senza confini. (4)

Un approccio tecnologico che sottende un’esigenza ormai diffusa tra dipendenti e manager. Nel suo “Future Ready Report 2020”, Vodafone Business evidenzia chiaramente come le aziende meglio preparate per il futuro stiano progressivamente cambiando il modo in cui assumono e coltivano i talenti: flessibilità, formazione e tecnologia diventano sempre più importanti, con l’88% delle realtà intervistate che pone l’accento sull’importanza di garantire flessibilità nell’orario di lavoro e dotare il collaboratore delle più recenti tecnologie di produttività. (4)

A cambiare è il concetto stesso di ufficio, che diventa un ambiente digitale completamente personalizzabile e personalizzato e, soprattutto, fluido, letteralmente plasmato sulle esigenze anche momentanee del lavoratore. (3)

Il workplace digitale mette il dipendente e le sue esigenze al centro di nuovi percorsi di produttività individuale e di team. (4)

Percorsi digitali, che svincolano la produttività dalla logica della scrivania per come l’abbiamo sempre intesa e agganciano la valutazione del collaboratore al raggiungimento degli obiettivi assegnati e non più al numero di ore passate in ufficio. (3)

Un elemento centrale dei nuovi approcci di Smart Working e home working è la virtualizzazione degli strumenti di lavoro, che offre al dipendente la possibilità di decidere di volta in volta dove essere produttivi e quali tool utilizzare per collaborare e comunicare, scegliendo tra i molti disponibili quelli più adatti allo scopo. (4)

Ma ci sono diversi vantaggi anche per l’azienda:

• Talent attraction, employer branding, talent retention: l’azienda che riesce a offrire ai propri collaboratori strumenti di produttività ubiqua attrae i nuovi talenti e li fidelizza in modo più efficace; (5)
• Riduzione dei costi operativi: l’uso dei workplace digitali garantisce una gestione più efficiente gli asset aziendali e una riduzione dei costi operativi – spazi attrezzati, utenze, contratti di leasing, canoni di affitto, spese di trasferta – azzerando gli sprechi; (5)
• Accelerazione dei processi innovativi: la possibilità di utilizzare strumenti di collaborazione in tempo reale permette di creare team trasversali geograficamente distribuiti e micro-community che promuovono la creatività, il problem solving e lo scambio di idee. Il risultato sono cicli di innovazione ridotti e un go-to-market accelerato. (5)
• Maggior produttività e valorizzazione dei talenti: i workplace digitali permettono a dipendenti e manager di reperire rapidamente informazioni e dati, aggiornarle e condividere in tempo reale. (4)

La produttività senza confini assicura la possibilità di creare team d’eccellenza accedendo alle risorse più qualificate per ogni task o progetto, a prescindere dal fatto che operino in sede, in un ufficio decentrato o in Smart Working da casa. (4)

Le tecnologie alla base dei workplace digitali

Reti Internet e, sempre più spesso, reti SD-Wan, e poi cloud, piattaforme UCC (Unified Communications and Collaboration), connettività mobile, social collaboration e soluzioni di content management… le tecnologie alla base dei workplace digitali sono diverse, ma idealmente riconducibili a tre ambiti principali. (6)
Piattaforme: soluzioni di desktop virtualization, servizi cloud, connettività fissa e mobile.

Strumenti di collaboration: software on premise o in cloud che abilitano l’interazione in real time tra colleghi, clienti e partner. Tra i principali, le soluzioni di social collaboration, le piattaforme di comunicazione voce e videoconferenza, l’instant messaging… Un tempo strumenti ad hoc oggi invece spesso racchiusi all’interno di piattaforme UCC complete. (6)

Tool di gestione delle informazioni: strumenti di file sharing, sincronizzazione file e analytics che permettono l’accesso in tempo reale, e da qualunque luogo, ai dati aziendali. (6)

All’interno del workplace digitale si fondono tecnologie diverse, dalla mobility alla connettività intesa in senso esteso per arrivare fino al BPM, la gestione integrata dei processi di business. Tutte queste tecnologie hanno un collante nell’infrastruttura cloud e software defined, che permette un accesso ubiquo e sicuro a risorse, applicazioni e dati aziendali. (6)

I trend che ridisegnano i workplace digitali nel New Normal

La necessità di potenziare la resilienza della forza lavoro durante e dopo la pandemia da Covid-19 ha accelerato la diffusione delle scrivanie di lavoro digitali evidenziando, però, i limiti di approcci tecnologici e organizzativi piuttosto tradizionali.
Diversi trend impattano sui nuovi concetti di produttività ed è Gartner nel suo “Hype Cycle for the Digital Workplace, 2020” a evidenziare quelli da monitorare nel prossimo futuro:

• La produttività in un nucleo: il nuovo luogo di lavoro, secondo gli esperti di Gartner, è rappresentato dall’insieme degli strumenti di produttività personale, di tool di comunicazione e collaborazione combinati all’interno di un’unica piattaforma in cloud, con un’unica interfaccia d’accesso e una user experience uniforme, facilitata anche dall’uso intensivo di strumenti di Artificial Intelligence e Machine Learning. Gli algoritmi matematici permettono di automatizzare molti compiti e adattare la user experience al comportamento e alle esigenze del lavoratore rilevate in tempo reale. Il nuovo nucleo si candida a diventare la pietra miliare dei workplace digitali nella maggior parte delle organizzazioni, in particolare nell’ambiente di lavoro domestico che caratterizza lo scenario attuale. (7)
• Bring your own thing: abbiamo iniziato già da qualche tempo a usare dispositivi smart privati anche per lavoro. Questa tendenza, nota come BYOT, ovvero Bring Your Own Thing, coinvolge una vasta gamma di oggetti come fitness tracker, smart watch, assistenti vocali e visori di realtà virtuale e in futuro è molto probabile che includerà anche dispositivi più sofisticati come robot domestici e droni. La tecnologia domestica e la casa stessa diventano sempre più intelligenti e i consumatori acquisiscono maggior dimestichezza con le tecnologie IoT. È quindi probabile che questi device smart verranno utilizzati sempre più di frequente per supportare lo Smart Working – le ricerche vocali condotte attraverso gli assistenti domestici e gli smart speaker, per esempio, sono già una realtà – garantendo maggior produttività. Fondamentale, dunque, contemplarne la gestione dati nell’ambito dei workplace digitali.(7)
• lo smartworkspace: la tendenza in atto è quella che mira a riprogettare spazi sempre più smart, che sfruttano la digitalizzazione crescente degli oggetti per offrire nuovi modi di lavorare, migliorando la collaborazione e la produttività del dipendente. (6)
  Tra le tecnologie più importanti che contribuiranno a ridisegnare gli spazi, i sensori IoT, le App mobile, il digital signage, la realtà virtuale e la realtà aumentata, i sensori di movimento, il riconoscimento facciale. (6)Qualsiasi luogo in cui le persone lavorano anche solo saltuariamente può diventare uno smart workspace, non solo gli uffici, ma anche una semplice scrivania, una sala conferenze e persino uno spazio domestico. (6)Quando potremo tornare liberamente in ufficio, i vantaggi degli smart workspace si renderanno più evidenti e le organizzazioni saranno in grado di trarre vantaggio dagli spazi di lavoro intelligenti per riprogettare in modo più efficace la gestione delle presenze sotto il vincolo del distanziamento sociale. (6)

FONTI

1. Smart working: il futuro del lavoro si chiama Digital Workspace
2. L’Italia riparte dal digitale. Insieme per essere future-ready
3. Employee engagement: come coinvolgere i dipendenti in azienda – Digital4
4. Il nuovo ruolo della Direzione HR, fra engagement e digitalizzazione (osservatori.net)
5. Digitale e employee experience: così le aziende diventano più produttive (digital4.biz)
6. Employee Engagement and Team Building – Human Resources Today